Motivos para cambiar de Excel a ERP

Una de las herramientas más utilizadas para llevar la gestión de una empresa, a través de los tiempos, ha sido Excel. Este programa de hojas de cálculo fue lanzado por Microsoft en 1,985 para gestionar datos, operaciones y optimizar los procesos de todo tipo. Casi más de 40 años después surgen necesidades en la administración de negocios y empresas.

Es evidente que surgen acciones complejas y necesarias las cuales no son sencillas de resolver si no tienes el programa adecuado. Sin embargo, si contaras con un software de gestión empresarial, el panorama se volvería diferente y mucho más fácil de sobrellevar.

Hoy conocerás por qué expertos, e incluso otros empresarios como tú, recomiendan dar el salto y optar por un sistema ERP (Enterprise Resource Planning – por sus siglas en inglés o Planificación de Recursos Empresariales).

Si quieres conocer más sobre el mundo del ERP, puedes hacer clic aquí.

Independientemente si es Excel u otro programa puede ser que hayas notado ciertas deficiencias con respecto a acciones más grandes o complicadas. ¡No te preocupes porque aquí descubrirás cuál es el adecuado para ti!

¿Cuáles son las diferencias entre Excel y un ERP?

Un ERP es tan complejo y fiable que recoge información como por ejemplo: de clientes, stock, compras, ventas, contabilidad, etc. Las recopila y forma una fuente única y fiable de datos.

Por su parte, Excel trabaja más con control humano, lo cual en la rapidez o necesidad de resolver algún imprevisto o solicitud se puede introducir mal un dato o cometer un error que nos cueste tiempo y dinero. Estudios afirman que un 88% de las hojas de cálculo contienen errores.

Y esto se debe a la falta de una fuente fiable en que se recopila la información, puesto que Excel no cuenta con la versatilidad de integrarse a otros sistemas o software.

¿Te ha pasado en que guardas diferentes versiones de tus documentos y no sabes cuál es la definitiva?. O ¿guardas el documento y no sabes en qué carpeta está?. Con un ERP esto nunca te pasará y aquí es donde todo comienza a tener sentido.

Algo te te llamará la atención es que con un ERP podrás trabajar en la nube. Esto significa que SIEMPRE tendrás acceso a tus datos en el momento que lo requieras, podrás definir roles y realizar cambios más fácil.

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¿Me conviene más un ERP?

Si has llegado hasta aquí es porque seguramente los procesos sistemáticos, volumen de operaciones o ventas de tu empresa requieren de herramientas más complejas.

No es que usando un ERP debes dejar definitivamente Excel, claro que puedes usarlo,  si así lo decides, sin embargo ya no será tu herramienta primordial para controlar el día a día de tu empresa.

Es la hora del cambio, si quieres:

  • Tener más eficiencia y automatizar procesos manuales.
  • Lograr que toda la gestión empresarial esté en un solo programa sencillo y fácil de usar.
  • Ahorrar tiempo y espacio en tu dispositivo sin tener que guardar archivos en distintas carpetas que luego hacen complicada la parte administrativa.
  • Evitar duplicados de información o errores de transcripción.
  • Obtener acceso en tiempo real a una información más integrada.
  • Que la contabilidad sea una parte sencilla e incluso puedas realizarla tu mismo.
  • Ver estadísticas y reportes cuando así lo decidas.

¿Dejo de usar Excel?

¡Sabemos que es una herramienta potente con grandes ventajas! La buena noticia es que algunos sistemas ERP integran excel o exportan datos en hojas de cálculos, así que no tendrás que abandonarlo.

Lo que cambiará es la manera en que llevas tus datos de gestión empresariales sin perder de vista los usuarios, procesos y operaciones que se generan a medida que un negocio va en alza.

Microsoft puede ser una solución inmediata, pero no te ofrece ni un 10% de todo lo que podrías realizar con un ERP que se encargará de mejorar la eficiencia, eficacia y tranquilidad en tu negocio.

¿Estás listo para hacer el cambio? ¡Seguro y lo necesitas, por eso en Plug Inn Corp queremos guiarte en el proceso. Conoce de nuestro ERP por excelencia llamado Switch. Con tan solo un clic estás a punto de aspirar a un software creado específicamente para soluciones de gestión empresarial. ¡Es tan completo que tendrás todo lo que necesitas al alcance de tus manos!.

Puedes escribirnos a info@pluginncorp.com

 

 

 

 

 

¿Por qué debería tener mi negocio en la nube?

¿Te imaginas acceder a toda la información de tu negocio: contabilidad, clientes, pedidos, stock y más desde cualquier dispositivo e incluso desde cualquier parte del mundo?

Parece interesante, ¿verdad?

Queremos contarte que esto es posible. El avance de distintas herramientas que te permiten realizar la administración y operación de negocios desde la nube sigue en aumento.

Mas que una tendencia se ha convertido en una necesidad tecnológica que ayuda a las empresas a crecer y garantizar seguridad y flexibilidad a un coste realmente interesante.

La nube es una red compleja de servidores remotos conectados. Están todo el tiempo disponibles, siempre y cuando requieras de una conexión a internet. Además, ofrecen diferentes servicios y aplicaciones. Sin duda es la solución perfecta en cuanto a infraestructura y encaja perfectamente con negocios online y teletrabajo.

Tu negocio en la nube ahora mismo, haz clic aquí.

Ventajas de tener tu negocio en la nube:

Ahorro de dinero: reduces la inversión en equipos, almacenamiento y por supuesto en mantenimientos.

Son seguros: estas herramientas garantizan estándares de seguridad lo cual es vital porque almacenarán toda la información de tu negocio. Si vas a contratar uno de estos software averigua sobre él y pide opiniones de personas que los utilicen.

Disponibles para ti: esto es ideal porque estarán disponibles las 24 horas del días, los 365 días del año y podrás acceder a ellos desde donde quieras.

Actualizaciones automáticas: no tendrás que preocuparte por estar actualizándolo. Tampoco deberás estar pendiente de que si cuentas o no con la última versión de tus programas informáticos, porque se actualizan rápido de manera automática.

Mejor coordinación entre los colaboradores: si tu empresa cuenta con personal y no todos trabajan desde un mismo lugar, podrán trabajar bajo una misma sintonía porque todos estarán conectados desde donde se encuentren.

Trabajo más flexible: tendrás el control de él en todo momento y esto te hará una organización más amigable y efectiva.

Ideal para cuidar el medio ambiente: usarás energía eléctrica de manera más eficiente, sin tener muchísimos aparatos conectados.

Abiertos al futuro: lo digital es lo de hoy, por lo que optar por un negocio en la nube te abrirá al desarrollo empresarial, ya que tendrás los recursos adecuados para llegar más lejos.

Especial para las PYMES

Este tipo de herramientas son todo un esquema de negocios que aportan crecimiento a las empresas. Además de flexibilizar los gastos de funcionamiento, mejoran la oferta de servicios que tu empresa puede ofrecer garantizando una atención a tu cliente más optimiza y rápida.

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Esto en parámetros de competitividad es excelente, ya que te permite estar alerta ante los requerimientos del mercado.

En pocas palabras, expertos denominan los negocios en la nube como el éxito del momento y futuro.

Servicios en la nube que seguro puedes necesitar:

#1 Un ERP

Es un programa que integra toda la gestión de una empresa en en una sola herramienta. Busca automatizar los aspectos operativos y productivos del negocio. Involucra recursos económicos, físicos, así como al personal.

Un ERP por excelencia es SWITCH el cual es sencillo, bonito y fácil de usar. Este software utiliza diferentes módulos que lo hacen completo y lo mejor es que se adapta a cualquier negocio.

Cuenta con módulos de compras, ventas, stock, reportes, caja y bancos, ecommerce, contabilidad y mucho más.

Sin duda, con SWITCH tendrás tu empresa al alcance de tu mano. Cuenta con tecnología avanzada para tu negocio que lo hará crecer.

#2 CRM para una gestión adecuada de tus clientes

Actualmente los negocios afrontan el desafío de tratar con clientes más exigentes, el reto está en conectar con ellos y fidelizarlos ganándote la lealtad. La retención de clientes es posible, también el desarrollo del valor de tu marca. Aquí en Plug Inn Corp podemos ayudarte, haz clic aquí

#3 Plataforma de creación para tu sitio web.

Hoy día existe varias herramientas en la nube que te permiten crear tu sitio web con tan solo unos clic, como lo son Shopify o Woocommerce. Algo clave cuando vayas a crear tu ecommerce es que lo tengas conectado con tu sistema de facturación e inventario. Recuerda que las personas que compran en la web buscan una experiencia rápida y sencilla de compra y que a la vez, sea efectiva, es decir que lo que escogen se les despache y no que se les notifique con posterioridad que no hay el producto.

#4 Almacenamiento de archivos como por ejemplo Google Drive, Onedrive o Dropbox.

El tener tus archivos en la nube, te permitirá mejor colaboración con tu equipo de trabajo, continuidad de las operaciones de tu negocio en cualquier momento, pues puedes acceder a ellos desde cualquier lugar y además de eso tener siempre un backup de tus documentos.

Es momento de migrar tu negocio a la nube, nosotros te ayudamos, haz clic aquí.

 

 

 

 

¿Cómo controlar la cantidad de stock o inventario de mi negocio?

El control de inventario es un aspecto relevante. El orden, organización y administración de este puede ser la clave para el buen funcionamiento de tu negocio.

En él se involucran procesos relacionados con el suministro, almacenamiento y accesibilidad de producto de un negocio. Es necesario que utilices mecanismos y estrategias para implementarlo o mejorarlo.

Hace unos años, esta tarea era realmente tediosa y aburrida. Estaba asociada a largos pasillos de estanterías, cajas, bolsas, etiquetas, etc. Sin embargo, con el avance de la tecnología han surgido diferentes sistemas de gestión de empresas que la hacen más sencilla y sobre todo rápida.

¿Qué es la gestión del inventario?

Es seguirle el rastro a todos los productos almacenados. Incluyendo las características principales de estos como lo son: ubicación, dimensiones, peso y unidades en stock.

Aspectos importantes:

  • Identificación de los lugares a inventariar
  • Registro de cantidades
  • Precio y ubicación de los productos
  • Rotación de los mismos y gestión de los datos derivados de estos
  • Seleccionar herramientas de control de mercancía

5 Claves para mejorar el control de inventario:

#1 Empieza cuanto antes

Si sientes que tu negocio necesita un plus en esta área, lo mejor es comenzar ya a poner orden. Entre más te tardes podrías experimentar pérdidas económicas significativas en tu empresa.

Un plus es determinarlo a las bases que tengas de ventas y a la demanda de los clientes con respecto a esos artículos. De aquí, puedes partir para organizar mejor el stock, ya que sabrás realmente cuáles son las cantidades ideales que debes tener de cada mercancía.

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#2 Identifica los productos con más demanda

Es necesario que identifiques cuáles son los que tienen alta rotación y aquellos que no se suelen vender con tanta rapidez; sin embargo estos últimos son también necesarios para mantener la variedad.

Conocerás con certeza cuáles son las cantidades ideales que debes tener y priorizar su gestión.

#3 Necesitas un software de facturación electrónica

Para lograr un balance exitoso de inventario, puedes ayudarte de un software que se encargue de hacer esto automáticamente con toda la información de ventas, clientes que se vaya originando con el día a día.

Necesitas una herramienta en la que tengas toda la información de la mercancía que sale o entra del almacén o bodegas. ¡Esto permite que se actualice en tiempo real!

Así, cuando realices una venta, el sistema actualizará los registros descontando del stock la mercancía vendida. ¡Simplifica procesos y conoce Switch, el software de facturación con el que podrás tener el verdadero control de tu empresa!

Switch cuenta con un módulo de stock que está compuesto por: artículos, sucursales, bodegas, ingreso de mercancía, ajustes de inventario, transferencia de mercancía, importe de transferencia, importe de stock y reportes. ¡Más completo imposible!

Conoce más de Switch ahora mismo.

Recuerda que la clave 1 y 2, que mencionamos anteriormente, son importantes porque al empezar a usar el software deberás saber qué productos tienes en bodega, cuáles no y en específico cuáles tienen más rotación.

# 4 Llevar un seguimiento con precisión

Aquí es donde debes asegurarte de mantener el ritmo de organización con tu inventario.

Es indispensable identificar escasez de existencias y exceso de artículos para solicitar a tiempo pedidos o diseñar estrategias de venta para aquellos que tengas en mayor cantidad y necesites vender. Con más razón debes hacer esto si son perecederos o tienen fechas de vencimiento inmediatas; con estos podrías realizar ofertas especiales o descuentos.

#5 Administra y no improvises

Si empiezas a improvisar, con respecto al inventario, es como que si estuvieras haciéndolo con tus finanzas. Míralo como un todo. Los productos son los que te generan las ganancias. Es como el punto fuerte de tu empresa, si no los vendieras, no obtendrías ganancias.

Si te preguntas: ¿qué pasa si mi empresa ya tiene muchos años atrás? No te preocupes, lo que debes hacer es analizar tus operaciones y detecta esas desventajas que sientes que experimentas con respecto al inventario para luego desarrollar una estrategia o plan logístico que llevarás de la mano con tu sistema de facturación.

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¿Cómo ordenar o clasificar el stock en almacén o bodega?

Organizar las existencias en plano físico también es muy importante. Por eso, te damos unas cuantas recomendaciones que te ayudarán a realizarlo:

Método ABC:

Ordena el almacén de modo que los productos de mayor valor sean los más visibles para garantizar control.

En la categoría A:

Distribuye mercancías que representan alrededor del 20% de las existencias, pero las cuales su valor económico representa un 80% del inventario.

Por su parte que los de la categoría B queden en zonas de acceso medio y los de tipo C en partes más alejadas.

Método FIFO:

Lo primero en entrar debe ser lo primero en salir, es decir lo que venderás antes. Es de los más usados de gestión logística y es utilizado cuando el negocio distribuye productos perecederos, puesto que se busca evitar pérdidas de artículos vencidos.

Si te suena interesante la idea de llevar tu stock bien organizado mediante inventarios, entonces Switch es más que un sistema de facturación, es una ERP de gestión empresarial que te llevará más allá. ¡Tienes que conocerlo, contáctanos haz clic aquí!