Motivos para cambiar de Excel a ERP

Una de las herramientas más utilizadas para llevar la gestión de una empresa, a través de los tiempos, ha sido Excel. Este programa de hojas de cálculo fue lanzado por Microsoft en 1,985 para gestionar datos, operaciones y optimizar los procesos de todo tipo. Casi más de 40 años después surgen necesidades en la administración de negocios y empresas.

Es evidente que surgen acciones complejas y necesarias las cuales no son sencillas de resolver si no tienes el programa adecuado. Sin embargo, si contaras con un software de gestión empresarial, el panorama se volvería diferente y mucho más fácil de sobrellevar.

Hoy conocerás por qué expertos, e incluso otros empresarios como tú, recomiendan dar el salto y optar por un sistema ERP (Enterprise Resource Planning – por sus siglas en inglés o Planificación de Recursos Empresariales).

Si quieres conocer más sobre el mundo del ERP, puedes hacer clic aquí.

Independientemente si es Excel u otro programa puede ser que hayas notado ciertas deficiencias con respecto a acciones más grandes o complicadas. ¡No te preocupes porque aquí descubrirás cuál es el adecuado para ti!

¿Cuáles son las diferencias entre Excel y un ERP?

Un ERP es tan complejo y fiable que recoge información como por ejemplo: de clientes, stock, compras, ventas, contabilidad, etc. Las recopila y forma una fuente única y fiable de datos.

Por su parte, Excel trabaja más con control humano, lo cual en la rapidez o necesidad de resolver algún imprevisto o solicitud se puede introducir mal un dato o cometer un error que nos cueste tiempo y dinero. Estudios afirman que un 88% de las hojas de cálculo contienen errores.

Y esto se debe a la falta de una fuente fiable en que se recopila la información, puesto que Excel no cuenta con la versatilidad de integrarse a otros sistemas o software.

¿Te ha pasado en que guardas diferentes versiones de tus documentos y no sabes cuál es la definitiva?. O ¿guardas el documento y no sabes en qué carpeta está?. Con un ERP esto nunca te pasará y aquí es donde todo comienza a tener sentido.

Algo te te llamará la atención es que con un ERP podrás trabajar en la nube. Esto significa que SIEMPRE tendrás acceso a tus datos en el momento que lo requieras, podrás definir roles y realizar cambios más fácil.

Te puede interesar: ¡No preparamos para el 2022, mira esto!

¿Me conviene más un ERP?

Si has llegado hasta aquí es porque seguramente los procesos sistemáticos, volumen de operaciones o ventas de tu empresa requieren de herramientas más complejas.

No es que usando un ERP debes dejar definitivamente Excel, claro que puedes usarlo,  si así lo decides, sin embargo ya no será tu herramienta primordial para controlar el día a día de tu empresa.

Es la hora del cambio, si quieres:

  • Tener más eficiencia y automatizar procesos manuales.
  • Lograr que toda la gestión empresarial esté en un solo programa sencillo y fácil de usar.
  • Ahorrar tiempo y espacio en tu dispositivo sin tener que guardar archivos en distintas carpetas que luego hacen complicada la parte administrativa.
  • Evitar duplicados de información o errores de transcripción.
  • Obtener acceso en tiempo real a una información más integrada.
  • Que la contabilidad sea una parte sencilla e incluso puedas realizarla tu mismo.
  • Ver estadísticas y reportes cuando así lo decidas.

¿Dejo de usar Excel?

¡Sabemos que es una herramienta potente con grandes ventajas! La buena noticia es que algunos sistemas ERP integran excel o exportan datos en hojas de cálculos, así que no tendrás que abandonarlo.

Lo que cambiará es la manera en que llevas tus datos de gestión empresariales sin perder de vista los usuarios, procesos y operaciones que se generan a medida que un negocio va en alza.

Microsoft puede ser una solución inmediata, pero no te ofrece ni un 10% de todo lo que podrías realizar con un ERP que se encargará de mejorar la eficiencia, eficacia y tranquilidad en tu negocio.

¿Estás listo para hacer el cambio? ¡Seguro y lo necesitas, por eso en Plug Inn Corp queremos guiarte en el proceso. Conoce de nuestro ERP por excelencia llamado Switch. Con tan solo un clic estás a punto de aspirar a un software creado específicamente para soluciones de gestión empresarial. ¡Es tan completo que tendrás todo lo que necesitas al alcance de tus manos!.

Puedes escribirnos a info@pluginncorp.com

 

 

 

 

 

¿Cómo controlar la cantidad de stock o inventario de mi negocio?

El control de inventario es un aspecto relevante. El orden, organización y administración de este puede ser la clave para el buen funcionamiento de tu negocio.

En él se involucran procesos relacionados con el suministro, almacenamiento y accesibilidad de producto de un negocio. Es necesario que utilices mecanismos y estrategias para implementarlo o mejorarlo.

Hace unos años, esta tarea era realmente tediosa y aburrida. Estaba asociada a largos pasillos de estanterías, cajas, bolsas, etiquetas, etc. Sin embargo, con el avance de la tecnología han surgido diferentes sistemas de gestión de empresas que la hacen más sencilla y sobre todo rápida.

¿Qué es la gestión del inventario?

Es seguirle el rastro a todos los productos almacenados. Incluyendo las características principales de estos como lo son: ubicación, dimensiones, peso y unidades en stock.

Aspectos importantes:

  • Identificación de los lugares a inventariar
  • Registro de cantidades
  • Precio y ubicación de los productos
  • Rotación de los mismos y gestión de los datos derivados de estos
  • Seleccionar herramientas de control de mercancía

5 Claves para mejorar el control de inventario:

#1 Empieza cuanto antes

Si sientes que tu negocio necesita un plus en esta área, lo mejor es comenzar ya a poner orden. Entre más te tardes podrías experimentar pérdidas económicas significativas en tu empresa.

Un plus es determinarlo a las bases que tengas de ventas y a la demanda de los clientes con respecto a esos artículos. De aquí, puedes partir para organizar mejor el stock, ya que sabrás realmente cuáles son las cantidades ideales que debes tener de cada mercancía.

Te puede interesar leer: Conoce más sobre facturación online en Panamá

#2 Identifica los productos con más demanda

Es necesario que identifiques cuáles son los que tienen alta rotación y aquellos que no se suelen vender con tanta rapidez; sin embargo estos últimos son también necesarios para mantener la variedad.

Conocerás con certeza cuáles son las cantidades ideales que debes tener y priorizar su gestión.

#3 Necesitas un software de facturación electrónica

Para lograr un balance exitoso de inventario, puedes ayudarte de un software que se encargue de hacer esto automáticamente con toda la información de ventas, clientes que se vaya originando con el día a día.

Necesitas una herramienta en la que tengas toda la información de la mercancía que sale o entra del almacén o bodegas. ¡Esto permite que se actualice en tiempo real!

Así, cuando realices una venta, el sistema actualizará los registros descontando del stock la mercancía vendida. ¡Simplifica procesos y conoce Switch, el software de facturación con el que podrás tener el verdadero control de tu empresa!

Switch cuenta con un módulo de stock que está compuesto por: artículos, sucursales, bodegas, ingreso de mercancía, ajustes de inventario, transferencia de mercancía, importe de transferencia, importe de stock y reportes. ¡Más completo imposible!

Conoce más de Switch ahora mismo.

Recuerda que la clave 1 y 2, que mencionamos anteriormente, son importantes porque al empezar a usar el software deberás saber qué productos tienes en bodega, cuáles no y en específico cuáles tienen más rotación.

# 4 Llevar un seguimiento con precisión

Aquí es donde debes asegurarte de mantener el ritmo de organización con tu inventario.

Es indispensable identificar escasez de existencias y exceso de artículos para solicitar a tiempo pedidos o diseñar estrategias de venta para aquellos que tengas en mayor cantidad y necesites vender. Con más razón debes hacer esto si son perecederos o tienen fechas de vencimiento inmediatas; con estos podrías realizar ofertas especiales o descuentos.

#5 Administra y no improvises

Si empiezas a improvisar, con respecto al inventario, es como que si estuvieras haciéndolo con tus finanzas. Míralo como un todo. Los productos son los que te generan las ganancias. Es como el punto fuerte de tu empresa, si no los vendieras, no obtendrías ganancias.

Si te preguntas: ¿qué pasa si mi empresa ya tiene muchos años atrás? No te preocupes, lo que debes hacer es analizar tus operaciones y detecta esas desventajas que sientes que experimentas con respecto al inventario para luego desarrollar una estrategia o plan logístico que llevarás de la mano con tu sistema de facturación.

Lee también: ¿Cuáles son las diferencias entre un CRM y un ERP? 

¿Cómo ordenar o clasificar el stock en almacén o bodega?

Organizar las existencias en plano físico también es muy importante. Por eso, te damos unas cuantas recomendaciones que te ayudarán a realizarlo:

Método ABC:

Ordena el almacén de modo que los productos de mayor valor sean los más visibles para garantizar control.

En la categoría A:

Distribuye mercancías que representan alrededor del 20% de las existencias, pero las cuales su valor económico representa un 80% del inventario.

Por su parte que los de la categoría B queden en zonas de acceso medio y los de tipo C en partes más alejadas.

Método FIFO:

Lo primero en entrar debe ser lo primero en salir, es decir lo que venderás antes. Es de los más usados de gestión logística y es utilizado cuando el negocio distribuye productos perecederos, puesto que se busca evitar pérdidas de artículos vencidos.

Si te suena interesante la idea de llevar tu stock bien organizado mediante inventarios, entonces Switch es más que un sistema de facturación, es una ERP de gestión empresarial que te llevará más allá. ¡Tienes que conocerlo, contáctanos haz clic aquí!

 

 

 

5 Grandes secretos para ser el rey o reina de la negociación

Negociar correctamente puede ser la puerta para duplicar tus ventas y conseguir más clientes. ¿Cuántas veces has llegado a pensar: «soy un mal vendedor»? Es normal si esta idea ha venido a nuestra mente una o varias veces, pero déjanos decirte que no es así. La mezcla entre ventas y negociación gira en herramientas adecuadas que debemos poner en práctica.

Aunque no lo creas, en cada momento de nuestra vida nos encontramos negociando. Esto sucede tanto a nivel personal como profesional y a veces no somos consientes del proceso. ¿Te lo demostramos?

Por ejemplo lo hacemos a menudo con nuestros hijos, pareja, padres, amigos, compañeros de trabajo y clientes: “quiero comer pizza y no hamburguesas”, “quiero que mi hijo se duerma a las 8p.m.”, “deseo vender mi producto a un mejor precio”, “prefiero ver una película de comedia y no de acción”. Todos estos deseos forman parte de una meta u objetivo en particular que quieres lograr y que involucra a varias partes.

 

En pocas palabras, negociar es una interacción entre dos o más personas que tienen intereses comunes o divergentes. Es un proceso de intercambio de información y compromisos en el que cada parte busca que la otra ceda en algo su postura para llegar a un acuerdo.

Y para que este proceso sea exitoso y a tu favor, entrevistamos a Miriam Granum, formadora, consultora y speaker en negociación, alianzas y negocios; quien nos reveló las verdaderas tácticas para que negociar siempre esté a tu favor. En especial al momento de vender tu producto o servicio.

Te puede interesar: ¿Cómo elegir el mejor sistema de facturación para mi negocio? 

Conoce estos 5 grandes secretos:

#1 Ten presente tu objetivo

Pregúntate siempre: ¿qué es lo que quieres conseguir? A veces creemos saber lo que queremos pero no lo definimos realmente. Como por ejemplo, si estás frente a un cliente que sabes te puede comprar muchos productos, plantéate el objetivo específicamente de cuánto quieres venderle. Es decir, concretamente qué le ofrecerás y cuánto específicamente es la venta que quieres lograr $1,000, $2,000, $3,000, ponle un monto. El objetivo es la base de todo.

#2 Sé empático en todo momento

Dentro de una negociación hay emociones, sentimientos y necesidades en juego. Por esto es importante ser flexible y adaptable. No asumas, ni des por sentadas las cosas, mejor déjate sorprender por el otro y de esta manera evitarás predisponerte.

#3 Avanza hacia las propuestas

Este es uno de los aspectos centrales. Recuerda que si nadie hace propuestas, la negociación no prosperará. Entonces, cuando creas que es el momento idóneo realiza propuestas que llamen la atención de la otra parte y empieza a proponer.

#4 Nunca aceptes un acuerdo rápidamente

Tómate tu tiempo para asimilarlo. Aunque te parezca que es la mejor venta del mundo y no quieres dejar escapar a tu cliente, plantéate si realmente conviene lo que te está solicitando. Dar una respuesta muy rápida, puede evitar que consigamos alianzas o acuerdos mejores.

#5 Fortalece aún más la comunicación

Al finalizar la negociación, asegúrate de resumir todo lo conversado. Más si es un cliente, debes dejar claras las estipulaciones de la compra. Esto ayudará a que todos estén alineados y no hayan sorpresas más adelante.

Es mejor resolver alguna discrepancia en ese momento a que la relación se deteriore mas adelante cuando ya hayan invertido tiempo, dinero y esfuerzo.

Te puede interesar ver este artículo: Todo sobre facturación electrónica en Panamá

Hay dos palabras que forman clave en el proceso de negociación y que debes tener muy en cuenta.

¡Conócelas!

Al convencer a alguien estás llevando a persona a una conclusión específica utilizando argumentos lógicos. Mientras que la persuasión, se basa más en aspectos emocionales. Las dos son indispensables, aunque muchos dicen que la persuasión es aún más poderosa.

¡Estamos seguros que después de esto te convertirás en excelente negociador!

Recuerda que para que este proceso sea aún más exitoso, es importante conocer a tus clientes. Con Plug Inn Corp puedes incrementar el rendimiento de tu negocio con un CRM (Customer Relationship Management) especialmente diseñado para conocer todo sobre ellos.

¡Esta es la solución que necesitas y que sin duda te ayudará en todo proceso de negociación!. Podrás tener una visión completa de sus perfiles, pudiendo así identificar, perfilar, segmentar, motivar y recompensar a cada cliente, gestionando campañas de lealtad o fidelización. Si quieres conocer más sobre este programa de CRM haz clic aquí. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Los softwares para emprendedores que te ahorrarán tiempo y dinero

¡Estamos a punto de revelarte las mejores herramientas para sacarle el mayor provecho a tu tiempo y a tu empresa!

¿Te ha pasado que quisieras que el día durara más de 24 horas?, ¿por más que tratas de organizarte es casi imposible anotar todo en una agenda? o ¿te ocurre a menudo que debes explorar aspectos contables, de facturación o finanzas de tu empresa y te resultan muy enredados?

No te preocupes, la buena noticia es que existen herramientas súper buenas y fáciles de usar que resolverán todas tus inquietudes y que te ayudarán a sacar adelante a tu negocio con soluciones en la nube para abaratar costos y ahorrar mucho tiempo.

Le preguntamos a un grupo de emprendedores cuáles eran sus herramientas favoritas y de ahí surgió esta lista. Las hemos segmentado según su utilidad para que puedas elegir las que más te convengan o necesites en estos momentos.

Organización y trabajo en equipo:

Porque no hay nada mejor que estar coordinados con otros miembros de tu equipo sobre las tareas, productos que entregar o servicios qué realizar. En este ámbito te recomendamos:

ASANA:

Excelente para gestionar el flujo de trabajo con respecto a tareas o proyectos. Ofrece detalle de inicio y culminación de cada una de estas. Así mismo conecta a todo el equipo de trabajo permitiendo la comunicación eficaz.

MONDAY:

Podrás organizar el trabajo por día, semana, mes o según te convenga. Tu equipo de trabajo sabrá qué roles o actividades debe de cumplir, cuándo y cómo proceder para lograrlo.

 

Facturación:

Si quieres que facturar se vuelva más sencillo, tenemos la solución perfecta para ti.

SWITCH:

Es súper fácil, sencillo y bonito; las mejores palabras para presentarte este software de facturación que te ayudará a administrar tu empresa sin importar cuál sea tu producto o servicio. Tiene módulos como: ventas, compras, stock, caja, bancos y reportes.

Es más que un sistema de facturación convencional, es todo lo que necesitas para manejar tu negocio. Te ayudará hasta para hacer cotizaciones. Descubre esta maravilla que te permitirá incrementar tus ventas, ahorrar tiempo y reducir costos.

Conoce más sobre SWITCH aquí.

Estudios de mercado:

Indispensables para conocer cómo está nuestra web o negocio online, muy útiles hoy en día en que el comercio digital está ganando mucho terreno. También te servirán para hacer estudios de mercado.

Google Trends:

Es infalible en materia digital. En pocas palabras, sabrás qué está buscando tu target y así generar contenidos o estrategias específicas de ventas. Es de las más usadas y recomendadas. Si aún no la has utilizado, pruébala.

 

SurveyMonkey:

Es uno de los software líderes para la creación de encuestas. Con él podrás ampliar tu capacidad de investigación de mercado para hacer seguimientos de tu marca. Perfecto para mantener un límite competitivo al comprender realmente lo que piensan u opinan tus clientes.

Tenemos todo para administrar tu negocio, síguenos en nuestras redes sociales: @pluginncorp

Gestores de tiempo y tareas:

Optimiza tu tiempo y sácale más provecho a tu día, así veras resultados también en tus negocios. Te traemos opciones de agenda y también gestores de tareas, bloc de notas para crear tus listas de pendientes y anotaciones de todo tipo para ti o para compartir con otros.

Remember The Milk:

Especial para administrar tus tareas de una forma divertida. Ya no tendrás que escribir tus listas de tareas en notas adhesivas o pizarras.

Evernote:

Es de las más completas para la parte de recopilar, procesar y compartir listas de tareas. En ella puedes asignar tiempos, poner alarmas, listas automáticas, vencimientos y mucho más. Tiene una gran conexión con herramientas y otras aplicaciones.

RescueTime:

Es una aplicación que permite contabilizar el tiempo que empleamos en aplicaciones, páginas webs, redes y más. Todo de forma automática. En pocas palabras, descubrirás cómo utilizas tu tiempo cuando trabajas en una computadora o desde tu celular. ¡Muy necesaria en estos días!

Creación de webs:

Tener un sitio web para vender tus productos o servicios cada vez se vuelve más necesario. Existen plataformas que se adaptan súper bien a lo que deseas.

WordPress:

Es fácil de personalizar, te dan un conjunto de plantillas que puedes utilizar según tu necesidad de comunicar, tú puedes elegir colores y adaptar todo según la identidad coorporativa de tu empresa.

Wix:

Es otra de las más usadas. Podrás crear tu propia página web. Elige un diseño y personalízalo con un sencillo editor, sin necesidad de conocimientos de programación.

 

Video conferencias:

Reunirse online es cada vez más común, por eso queremos nombrarte algunas que son las más usadas como por ejemplo:

Te puede interesar leer: ¿Sabes qué es el PLACEF?

 

Administración de redes sociales:

No pueden faltar en nuestra lista de aplicaciones para empresarios los software más usados o recomendados para administración, manejo y diseño de redes sociales corporativas.

Canva:

Sin ser diseñador, harás grandes obras de arte que te vendrán de maravilla para tus redes sociales, sitios web o para lo que necesites crear una línea gráfica, diseños variados, brochures, tarjetas de presentación, flyers y más.

Snapseed:

Es una aplicación de edición de fotos con la que podrás embellecer fácilmente los tipos de fotos con solo los dedos. Podrás darles un toque especial antes de publicarlas.

Inshot:

Si lo que buscas es editar videos, entonces esta APP te va a resolver muchísimo. Podrás realizar ediciones como un profesional en la materia.

Hootsuite:

Ideal para administrar tu contenido. Podrás programarlo sin necesidad de estar pendiente cada momento.

 

¿Qué te parecen estos software? Estamos seguros que sacarás mucho provecho a cada uno de ellos y descubrirás tus favoritos.

No te pierdas de todos los contenidos que estamos compartiendo en Plug Inn News. 

Conoce más sobre nuestros productos y servicios aquí.

 

 

 

 

 

«>